eRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen

Der Begriff eRechnung wird im Allgemeinen verwendet, wenn eine papierlose Rechnung in einem computerlesbaren Format gemeint ist. Der Begriff bezeichnet aber nicht die beiher schon gewohnte Rechnung im PDF-Format, die mittlerweile recht häufig verwendet wird.

Sinn der Neuerung ist es, die Rechnungen besser maschinenlesbar und damit automatisch auswertbar zu machen. Dies soll im Verwaltungsalltag im Allgemeinen aber auch den Finanzämtern helfen. Vorgesehen ist, dass zu einem späteren Termin alle Rechnungen elektronisch an die Finanzämter zu übermitteln sind, vor Allem zur Umsatzsteuer-Berechnung.

Eine eRechnung im eigentlichen Sinne ist eine Datei, die in einem rein maschinenlesbaren Format vorliegt. Das Format ist ein sogenanntes XML-Format, das kaum menschenlesbar ist (ausser von Programmierern). Wenn Sie öffentliche oder staatliche Stellen als Kunden haben, sind Sie schon heute gezwungen, reine eRechnungen zu versenden. Klassische PDF- oder gar Papierrechnungen werden von diesen Stellen nicht mehr akzeptiert.

Der ZUGFeRD-Standard hingegen ist ein elektronisches Rechnungsformat, dass im geschäftlichen Betrieb verwendet wird (B2B). Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus klassischem PDF und einer eRechnungs-Komponente. Diese Variante hat den Vorteil, dass der PDF-Teil der Rechnung wie bisher menschenlesbar ist. Die XML-Komponente im Anhang des PDF enthält hierbei die maschinenlesbaren Teile.

Wichtig bei ZUGFeRD-Rechnungen ist: Für Buchhaltung und Finanzamt ist nur der anhängende XML-Teil relevant. Die PDF-Fassung ist tatsächlich nur dafür da, damit wir Menschen sie ohne Hilfsmittel lesen können.

Seit 1. Januar 2025:
Alle Firmen müssen in der Lage sein, eRechnungen respektive ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen und zu prüfen sowie gesetzeskonform zu archivieren (GoBD). Dies gilt für alle Firmen, also auch Kleinunternehmer.

Ab 1. Januar 2027
Wenn Ihre Firma im Jahr 2026 weniger als 800.000€ Umsatz gemacht hat, können Sie noch 12 Monate lang Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.
Wenn Ihre Firma im jahr 2026 mehr als 800.000€ Umsatz erwirtschaftet hat, müssen Sie ab 01.01.2027 eRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen versenden.
Unabhängig von diesen Umsatzzahlen gilt jedoch seit dem 01.01.2025, dass Sie eRechnungen/ZUGFeRD-rechnungen rechtssicher archivieren müssen.

Ab 1. Januar 2028
Ab diesem Datum gilt für alle Firmen im B2B-Verkehr die eRechnungspflicht. Ab dann müssen Sie eRechnungen/ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und versenden. Ausnahmen bleiben hier weiterhin Kleinunternehmer, diese sind weiterhin von dieser Pflicht befreit.

Hinweise:
Die Datumsgrenzen und Umsatzgrößen geben den offiziellen Stand am 01.07.2026 wieder.
Für Firmen kann bis 31.12.2027 gelten, dass auch Rechnungen im EDI-Verfahren möglich sind. Hierzu muss aber die Erlaubnis jeden einzelnen Empfängers vorliegen.

Im Idealfall können Sie in Ihrem Fakturierungs- bzw. Branchenprogramm die Rechnungen seit Beginn 2026 im eRechnungs- bzw. ZUGFeRD-Format erstellen. Das sollte mittlerweile der Normalfall sein.

Auch viele Programme und Online-Dienste, die ausschließlich zur Rechnungserstellung verwendet werden, ohne komplette Fakturierungs-Programme zu sein, sind mittlerweile in der Lage, passende eRechnungsformate zu erzeugen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, in Ihrer Software die Einstellungen korrekt zu wählen oder nicht wissen, wie Sie diesen Softwareteil handhaben müssen, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Wenn Sie allerdings keine solche Software verwenden oder eine Version verwenden, die nicht mehr gepflegt wird, dann dürfte es schwierig werden, Rechnungen in den geforderten Formaten zu erstellen. Es gibt aber auch dann Möglichkeiten die geforderten eRechnungen erstellen und versenden zu lassen.

Wir beraten Sie gerne und stellen fest, welche spezielle Lösung für Sie in Frage kommt und zeigen Ihnen, wie sie eingesetzt wird.
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Das Empfangen von eRechnungen ist normalerweise kein Problem, da diese praktisch immer per E-Mail versendet werden. So kommen die Rechnungen unserer Lieferanten einfach in einem unserer Mail-Postfächer als Anhang einer E-Mail an. Das kennen Sie in der Regel bereits vom Empfang der bisher schon verbreiteten PDF-Rechnungen.

Das Prüfen der Rechnungen, die üblicherweise im ZUGFeRD-Format eintreffen, gestaltet sich schon etwas schwieriger. Denn für Menschen lesbar ist nur der PDF-Teil der Rechnung; dieser unterscheidet sich im Aussehen nicht von den bisher üblichen PDF-Rechnungen.

Das Problem ist aber, dass nur der integrierte bzw. angehängte Inhalt der XML-Datei - also der eigentlichen eRechnung - relevant ist. Nur die Daten, die in diesem Teil stehen sind die wirkliche Rechnung und werden zum Beispiel bei einer Buchprüfung geprüft. Nun ist es aber leider so, dass der Teil, den wir im PDF sehen und der Teil, der maschinenlesbar und relevant ist, sich unterscheiden können. Das bedeutet aber, dass Sie zur Rechnungsprüfung die eigentliche, kaum menschenlesbare, eRechnung prüfen müssen.

Glücklicherweise gibt es aber verschiedene Lösungen, mit denen ZUGFeRD-Rechnungen einfach und zuverlässig geprüft und der PDF-Teil mit dem Datenteil abgeglichen werden kann. Je nach erforderlichem Umfang der Lösung ist diese sogar kostenlos. Wir bringen die passende Lösung bei Ihnen zum Einsatz und zeigen Ihnen wie damit umzugehen ist.
Sprechen Sie uns an...

Die Ablage bzw. Archivierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen ist nicht trivial. Es ist nämlich nicht damit getan, die Dateien irgendwo abzulegen. Die Vorschrift sagt hier ganz klar, dass die Rechnungen revisionssicher abgelegt werden müssen. (Was das bedeutet, können Sie hier nachlesen.) Und ausdrucken ist natürlich auch keine Lösung, denn es zählt nunmal die XML-Datei der ZUGFeRD-Rechnung.

Manche Fakturierungs- oder Verwaltungsprogramme bringen - so wie auch manche Buchhaltungssoftware - ein elektronisches Dokumentenmanagement-System mit das die Anforderungen erfüllt. Gegebenenfalls müssen Sie dieses auch zusätzlich lizensieren um es in Ihrer Software nutzen zu können und manche erfüllen die Vorgaben nicht.

Es existieren aber auch spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme. Diese erfüllen bei richtiger Auswahl die Vorschriften; und sie haben als großen Vorteil die Möglichkeit nicht nur eRechnungen sicher zu archivieren, sondern alle Geschäftsunterlagen, egal ob diese auf Papier oder elektronisch vorliegen. Und sie ermöglichen einen schnellen Zugriff per Volltext-Suche und anderer Kriterien. In diesen Systemen sind Ihre elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen rechtskonform aufgehoben. Und alle anderen Dokumentenarten ebenfalls.

Mehr über Dokumentenmanagement-Systeme erfahren Sie auf unserer Themenseite.

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