Dokumentenmanagement-Systeme

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, mit der alle Arten von Dokumenten abgelegt und verwaltet werden können. Egal ob PDFs oder andere Dateien (z. B. Word-Dokumente o. ä.), E-Mails, Bilder, eRechnungen/ZUGFeRD-Rechnungen oder gescannte Papierbelege, alle Dateiformen können hier zentral abgelegt und gepflegt werden.

Dabei werden Dokumente in selbst definierten Kategorien abgelegt und verschlagwortet. Das Wichtigste: alle Dokumente (auch fotografierte oder gescannte) werden in einem DMS nach Volltext durchsuchbar gemacht. Das bedeutet, Sie können nach Wörtern oder Satzfragmenten suchen, die an beliebiger Stelle im Dokument vorkommen.

Zusätzlich können die abgelegten Dokumente klassifiziert und mit Anmerkungen versehen werden. Und nicht zuletzt ist es möglich, die Dokumente so zu kennzeichnen, dass auf einen Mausklick zum Beispiel alle offenen Rechnungen aufgelistet werden.

Sehr wichtig ist aber, dass ein gutes DMS revisionssicher und versionierbar ist. Das heisst, das Originaldokument kann nicht durch Überarbeitungen verloren gehen, sondern ist für immer im System abrufbar (Revisionssicherheit). Selbst wenn es gelöscht wird, hinterlässt es Spuren, die das Dokument und sein "Verschwinden" nachvollziehbar machen. Selbstverständlich kann ein Dokument auch verändert und dann wieder exportiert werden. Das System weiß aber trotzdem noch, wie das Original aussah und führt über jeden Veränderungsschritt nachvollziehbar Buch (Versionierung).

Revisionssicherheit und Versionierung sind auch genau die Punkte, die für die Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung wichtig sind. Und deshalb müssen Sie zum Beispiel Ihre eRechnungen (Ein- wie Ausgang) in einem solchen System ablegen. So bleibt für prüfende Stellen immer nachvollziehbar, ob die Rechnung ein Original ist und wie sie ggf. verändert wurde.

Die Bandbreite der verfügbaren Systeme reicht von übermächtig und teuer bis bei weitem ausreichend aber preiswert. Die Systeme lassen sich in der Regel auf einem Einzelplatz genauso betreiben wie in einem Netzwerk mit mehreren zugreifenden Benutzern.

Welches System auf Ihre Verwaltungsgröße passt, die Funktionen bereitstellt, die Sie benötigen und trotzdem nicht riesige Ressourcen an Hardware und Geld benötigt, stellt Sie vor die Qual der Wahl. Ohne ausreichende Erfahrung mit verschiedenen Systemen in verschiedenen Anwendungsszenarien kann leicht die falsche Wahl getroffen werden.

Wir können Sie hier mit unserer langjährigen erfahrung und underer guten Marktkenntnis bei der Auswahl und der Implementierung unterstützen. Wir bevorzugaen auch hier keinen bestimmten Anbieter, sondern empfehlen das, was nach unserem dafürhalten am Besten zu Ihnen passt.

Sie möchten sich Ihre Verwaltungsarbeit dauerhaft vereinfachen und zukünftig mit einem DMS arbeiten? Sie möchten die Vorschriften der GoBD (Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung und Datenablage) erfüllen? Dann vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit uns. Wir finden die für Sie passendste Lösung und setzen diese gemeinsam mit Ihnen um.